La puissance Acomba au service des PME

Acomba est un système conçu pour la gestion des données d'affaires, comptables et bancaires des PME. La gamme de produits Acomba est composée de logiciels révolutionnaires. Grâce à Acomba, les PME bénéficient d'un outil d'une puissance inégalée.

Le fonctionnement en temps réel du système Acomba rend possible le travail multitâche et multiusager.

Acomba produit des rapports dynamiques qui s'affichent progressivement à l'écran. Les utilisateurs sont donc en mesure de consulter un rapport avant même que le système ne l'ait terminé.

Très convivial, le système Acomba offre aux utilisateurs la liberté de créer leurs propres rapports et de personnaliser leur interface graphique. L'utilisation de la souris permet de pointer facilement les fonctions désirées et l'utilisation du clavier est extrêmement efficace.

Puisque le système Acomba est conçu pour Windows, il permet de créer des liens dynamiques avec d'autres logiciels Windows.

La prise et la récupération des copies de sécurité en format normal ou compressé sont intégrées au logiciel.

Acomba permet de restreindre les fonctions et les logiciels auxquels chaque utilisateur a accès et de personnaliser l'environnement de travail de chacun de ces utilisateurs en fonction de ses préférences ou de ses tâches.
 


Gestionnaire de systeme | Personnalisation et sécurité | Comptabilité | Clients | Fournisseurs |Gestion des commandes |
| GRC | Inventaire | Paie | Paiment par prélevement autorisé | Point de vente |
 


Gestionnaire de système

Le centre de la gestion de vos systèmes d'affaires, comptables et bancaires !

À l'ère de la Nouvelle Économie, un système de gestion performant intégrant les plus récentes technologies est essentiel pour demeurer compétitif. En plus de regrouper les données communes à l'ensemble des logiciels Acomba, le Gestionnaire de système possède des fonctions qui permettent d’élargir la gestion de l’entreprise.

Multisociété
Permet de créer plusieurs sociétés et de traiter séparément la comptabilité de toutes les divisions, succursales et de tous les départements. Permet d’archiver les données des années antérieures. Offre la possibilité de créer une société fictive à partir des données réelles d’une société, évitant ainsi de perdre ses vraies données par erreur.

Copie de sauvegarde
Permet de crypter les copies de sauvegarde et de les protéger grâce à un mot de passe. Les copies peuvent alors être envoyées par courrier électronique au vérificateur comptable qui est le seul à posséder le mot de passe. Il est également possible de sauvegarder les données sur un autre disque dur ou sur des disquettes à haute densité (Zip drive). Il existe un mode de copie compressé qui peut aussi être utilisé lorsque l'information est très volumineuse.

Protection des données
Le logiciel Gestionnaire de système Acomba offre des fonctionnalités permettant de protéger l’accès à vos données. Ainsi, vous pouvez activer le verrouillage de l’écran lorsque vous devez vous absenter momentanément. Un économiseur s’affichera alors, cachant vos données aux yeux indiscrets. Seul votre mot de passe permettra de revenir à l’écran Acomba (menu Saisie, option Utilitaires, commande Verrouillage).

Il vous est également possible d’assigner un mot de passe différent à chaque logiciel Acomba. Ainsi, vous pouvez limiter l’accès des données des logiciels aux seuls usagers qui en ont besoin.

Outil à votre main
La commande Mes favoris vous permet de configurer votre propre boîte d’outils personnalisée. Vous pouvez regrouper vos commandes préférées dans un même endroit pour un accès rapide et efficace.
 

Intégration d'Internet
Maintenant accessibles à tous, les plus récentes technologies de communication et d'information : commmerce électronique, services bancaires virtuels, liens directs avec Internet et vos outils de bureautique, utilisation de boîtes d'envoi pour le dépôt direct des paies, paiements de factures, remises gouvernementales, etc.

Haut

Personnalisation et sécurité

Adaptez la présentation de votre logiciel Acomba à vos habitudes de travail!

Personnalisation et sécurité permet d’autoriser l’accès au logiciel à plusieurs usagers tout en contrôlant les secteurs auxquels ils peuvent accéder. Une interface souple qui offre la possibilité de modifier l’apparence des fenêtres d’aide, de personnaliser les menus, d’ajouter ou de retirer les icônes selon les besoins de l’entreprise.

Personnalisation des menus



Une fonction peut être ajoutée au menu et une autre retirée au besoin.




Accès contrôlé au logiciel



Certaines fonctions du logiciel peuvent être utilisées par tous les employés désignés.




Modification des utilisateurs



À tout moment, Acomba peut être ajusté aux privilèges d’un nouvel utilisateur par la modification des menus et l’ajout ou le retrait de boutons.


Haut

Comptabilité

La réponse à toutes vos questions comptables !

Le logiciel Comptabilité : un système complet de traitement des transactions et des écritures, des rapports financiers clairs et précis, etc.

Caractéristiques


Fonction eXplic qui permet de trouver les détails de toutes les transactions



Multiusager, temps réel



Visualisation facile et rapide des transactions



Nombre illimité de comptes et de transactions



Envoi des données à l'expert-comptable



Éditeur d'états financiers facile à utiliser



Possibilité de 13 périodes comptables



Fonction d’autoconciliation intelligente



Assistant pour les écritures prévient les inscriptions non balancées.



Gestion des taxes des autres provinces



Impression des chèques



Chèques configurables en impression DOS ou Windows



Impression des rapports en format XML, PDF, TXT, RTF, etc.



Utilisation du courrier électronique et d'Internet



Expédition directe de rapports par courriel ou télécopieur



Opérationnel avec seulement trois touches de clavier



Migration automatique de vos données Fortune 1000



Aide contextuelle et assistée



Traitement par lot



Calculatrice financière



Fonction copier/coller (DDE)



Production de multiples rapports financiers



Liste de comptes avec transactions



Liste des transactions



Balance de vérification



État des résultats



Bilan



Rapport TPS/TVQ



Conciliation de comptes



Générateur de ratios financiers


Haut

Clients

Découvrez dès aujourd'hui l'étendue des fonctionnalités pratiques du logiciel Clients.

Le logiciel Clients permet de facturer en inscrivant le détail des ventes, d’émettre des états de compte et de produire l’âge des comptes à recevoir. Le logiciel intègre une multitude de fonctionnalités pratiques telles que la possibilité de traiter en dollars US, la prévision des ventes par territoire et par vendeur et la définition des calendriers de paiement pour les clients.

Caractéristiques



Nombre illimité de dossiers et de factures



Calcul des jours écoulés depuis chaque transaction



Gestion des escomptes par groupe de produits



Visualisation des formulaires avant l'impression



Nombre illimité de lignes sur une facture



Gestion des escomptes par groupe de produits pour chaque client



Inscription automatique des taxes



Production d'étiquettes pour envois postaux dans une infinité de formats



Intégration d'une adresse électronique et d'un site Web dans chaque fiche de client



Gestion de plusieurs comptes à recevoir (ex. : canadien et US)



Ajustement des conditions de crédit et des intérêts pour chaque client



Inscription de commentaires dans la fiche client



Liste de prix intégrée à la facturation



Impression de factures en lots / Réimpression de factures en tout temps



Adresses de facturation et d'expédition différentes pour un même client




Production de multiples rapports



Rapports de ventes journalières



Âge des comptes



États de compte



Expériences de crédit



Relevé de clients



Expériences d'achat (5 ans)



Envoi de formulaires par courriel (format PDF)



Impression des rapports en format XML, PDF, TXT, RTF, etc.



Etc.


Haut

Fournisseurs

Un suivi rigoureux de vos comptes à payer !

Inscription des factures, des crédits, des charges d'intérêt et des frais : le logiciel Fournisseurs offre tous les outils nécessaires pour gérer efficacement vos paiements.

Caractéristiques


Transfert de fonds électronique


Regroupement des achats


Gestion des escomptes


Calcul efficace des taxes


Lien avec le logiciel Comptabilité


Chèques configurables en impression DOS ou Windows


Affichage du numéro de client sur les chèques aux fournisseurs


Transfert des détails de factures au logiciel Comptabilité Acomba


Définition des termes de paiement


Programmation des paiements périodiques ou à date fixe en déterminant la date du premier paiement


Application des escomptes sur les frais de transport avec ou sans les taxes


Outils de gestion performants


Production rapide et efficace de rapports (âges des comptes à payer, projections de paiements, archives d'achats, etc.) pour négocier de meilleurs escomptes avec les fournisseurs.



Impression des rapports en format XML, PDF, TXT, RTF, etc.


Haut

Gestion des commandes

Facilitez la gestion de vos ventes à chaque étape !

L'application Gestion des commandes permet de suivre les ventes à partir de la création de soumissions jusqu’à leurs conversions successives en commandes, en bons de livraison et en factures. Comme il est possible d'ouvrir un compte à un client et de modifier ou de détruire une soumission en tout temps, cela évite de créditer constamment des factures. Conjugué à l'application Fournisseurs Acomba, Gestion des commandes permet de créer des bons d'achat pour les fournisseurs !

Caractéristiques


Nombre illimité de commandes, de soumissions et de factures



Affichage du profit à la facturation



Facturation directe ou à partir de commandes ou de soumissions



Destruction automatique des soumissions aux dates d'expiration déterminées



Gestion des quantités en souffrance (B.O.)



Création de formats de commande et de soumission



Suggestion de produits associés lors de la facturation



Liste de clients en attente pour un produit



Gestion des acomptes



Liste de produits en souffrance par fournisseur



Coûtant de commandes ou de soumissions



Gestion des achats en dollars US (avec l'application Fournisseurs)



Ajustement d'inventaire lors de la réception de produits



Personnalisation des titres d’opération (facture, commande, achat, etc.)




Production de multiples rapports



Clients en attente



Journal des commandes



Journal des soumissions



Coûtant des commandes



Coûtant des soumissions



Impression des rapports en format XML, PDF, TXT, RTF, etc.



Etc.


Haut

GRC gestion de la relation client

GRC Acomba, un outil de gestion des communications aidant à cibler les activités de vente et à améliorer le service à la clientèle

GRC Acomba est la solution à vos besoins de gestion de la relation client (ou CRM, pour Customer Relationship Management). Vous pouvez maximiser vos communications en automatisant les différentes composantes de la relation client, en ciblant vos activités de vente ou en fortifiant votre service à la clientèle.

Développement d’actions de vente ciblées

Avec GRC Acomba, vous pouvez sélectionner précisément à qui ou à quel groupe de clients spécifiques vous désirez envoyer un courriel, faire un suivi ou envoyer un publipostage, selon le profil que vous désirez. Il est même possible de vous servir d'un rapport produit dans Acomba pour créer ce groupe de clients pour un suivi efficace des communications. GRC Acomba vous permet d’optimiser la sélection de clients dans vos mises en marché.

Actions automatisées dans vos relations clients

Dans le but de rendre efficaces toutes vos activités de vente et de mises en marché, GRC Acomba automatise des actions d’envoi massif de documents à vos clients. Des fonctions vous permettent d’inscrire des appels pour les suivis, d’envoyer des courriels ou des publipostages tout en sélectionnant à qui ou à quel groupe de clients spécifiques vous voulez vous adresser. L’automatisation de ces envois vous permettra de gagner temps et argent dans la communication de masse.

Accès instantané à toutes les données de vos dossiers clients

À partir d’un appel, GRC Acomba vous donne accès au contenu du dossier global de vos clients qui devient leurs dossiers sans papier. Que vous ayez besoin d’une facture, d’une soumission ou d’un état de compte, visualisez en quelques clics toute l’information requise pour bien servir vos clients lorsqu’ils sont au comptoir ou en ligne.

Gestion et traitement efficace de vos appels téléphoniques

Avec GRC Acomba, vous êtes en mesure de transformer votre système Acomba en un centre d'appel. Au lieu d'écrire les messages sur papier, saisissez-les directement dans votre système Acomba. Avec GRC Acomba, les messages sont automatiquement dirigés et enregistrés dans les dossiers de vos clients. Plus de perte de vos papiers mémos ! Vous aurez l’avantage d’avoir accès en quelques secondes à toute l’information nécessaire sur vos clients lorsque vous les contacterez.

Accès à distance aux messages

La combinaison de GRC Acomba et Internet vous permet de transférer rapidement un appel, que ce soit un message urgent que vous devez communiquer à un employé en voyage d'affaires ou un appel de service à un technicien présentement chez un client. La rapidité du traitement de vos appels fidélisera votre clientèle.

Haut

Inventaire

Une liste de produits simplifiée, une gestion des plus détaillées !

L'application Inventaire Acomba sert bien plus qu’au simple suivi des stocks. Elle permet, entre autres, d’ajouter des segments aux codes de produits, afin, par exemple, de gérer séparément les couleurs, les modèles, les grandeurs, etc. L’utilisateur obtient ainsi des rapports d’une précision sans pareille sans alourdir l’inventaire. Cette application permet également d’identifier plusieurs fournisseurs pour un même produit, d’inclure un fichier (image, lien avec un site Internet, etc.) dans chaque fiche d’inventaire et de produire des étiquettes selon des centaines de formats intégrés.

Caractéristiques



Nombre illimité de produits



Gestion des numéros de série



Calcul de la valeur moyenne ou FIFO



Coûtant de facture



Saisie des numéros de série dans le produit



Marge de profit par facture et/ou par vendeur



Intégration d'un fichier (photo, lien Internet, etc.) dans une fiche produit



Définition de plusieurs composantes pour un même produit



Possibilité de désactiver les produits inactifs



Six niveaux de prix calculés automatiquement à partir du prix coûtant



Registre des quantités vendues par période



Production d'étiquettes de « stock » dans une infinité de formats



Possibilité d'ajouter des segments aux codes de produits



Impression des codes à barres



Trois descriptions par produit (dont français/anglais)



Huit index pour la recherche de produits



Assistant de prise d'inventaire





Production de multiples rapports


Mouvement d'inventaire


Valeur d'inventaire


Générateur de listes d’inventaire personnalisées


Liste de produits en inventaire


Impression des rapports en format XML, PDF, TXT, RTF, etc.


Etc.

Haut

Paie

Le logiciel indispensable pour gérer vos paies à l'interne, quelles que soient leurs particularités.

Paie Acomba vous aide à réduire vos dépenses reliées à la gestion de vos paies, ne nécessite aucun intermédiaire, et ne comporte aucuns frais cachés.

Ses fonctionnalités de gestion des ressources humaines vous aident à mieux encadrer vos employés et à vous assurer qu'ils évoluent conformément à vos normes et conventions d'entreprise.

Taillé sur mesure pour vos besoins



Calcul automatique des retenues à la source : impôt fédéral et impôt provincial ; cotisations syndicales ; assurance-emploi ; RRQ, RPC, etc.


Gestion du fonds du Service de santé (FSS)


Calcul en temps réel des cotisations à la CSST


Gestion des paies par département ou affectations comptables


Saisie, gestion et archivage de feuilles de temps détaillées pour le calcul automatique des paies et la justification des heures (relevés d'emploi, gestion de projets)


Gestion des types d'heures travaillées


Gestion d'horaires de travail personnalisés pour chaque employé


Possibilité de ventiler le temps de travail et les paies par projet, centre de coûts (logiciel Coût de projets requis)


Gestion de fonctions d'employés et de conditions salariales spécifiques


Comptabilisation, gestion et archivage du kilométrage, temps supplémentaire, temps de formation, jours de maladie, banques d'ancienneté, heures accumulées, ententes particulières ou comités paritaires, etc.


Impression des rapports en format XML, PDF, TXT, RTF, etc.




Souplesse et flexibilité



Gestion simultanée de salaires horaires, à la commission et fixes


Création de modes de rémunération spécifiques


Définition de salaires, de contributions de l'employeur et déductions de l'employé propres à l'entreprise


Huit fréquences de paie possibles


Gestion des avantages imposables


Gestion des pensions alimentaires


Formats de chèques / talons personnalisés, par département ou employé


Dossier complet pour chaque employé


T4, relevés 1 et relevés d'emploi modifiables


Multisociété pour faire la paie de plusieurs sociétés


Possibilité de produire des paies pour une période ultérieure sans incidence sur votre comptabilité




Performance et efficacité



Dépôt direct des paies aux institutions financières


Assistant de gestion des paies de vacances



Impression des chèques ou dépôt direct



Gestion de notes et suivi par employé pour ententes spécifiques et justifications



Gestion des REER



Gestion d'employés inactifs ou absents temporairement



Ventilation du remboursement des dépenses des employés



Importation de données provenant d'un horodateur



Relevés d'emploi (sur formulaire ou papier blanc sur laser)



Gestion de la sécurité et de l'accès aux données (logiciel Personnalisation et sécurité requis)



Relevés 1, feuillets T4 et leurs sommaires déjà configurés (sur papier ou électroniques)

Haut

Paiment par prélevement autorisé

Utilisez le PPA Acomba et recevez les paiements de vos clients plus rapidement. En percevant les paiements de factures ou des comptes clients par transfert de fonds, vous :

  • encaissez des paiements de façon régulière, à des moments précis, pour une meilleure gestion de fonds ;
  • réduisez le délai de paiement de vos clients ;
  • réduisez le temps consacré par votre personnel aux tâches administratives à valeur non ajoutée : ouverture du courrier, tri des paiements, rapprochement, préparation des dépôts, courses à l'institution financière, saisie de données ;
  • réduisez vos coûts d'exploitation reliés à la perception des comptes clients ;
  • fidélisez votre clientèle en facilitant vos relations à long terme.
Si PPA Acomba améliore la gestion des comptes à recevoir dans votre entreprise, son utilisation est tout aussi bénéfique pour vos clients qui :
  • diminuent les coûts reliés à la production de leurs chèques et à leur envoi ;
  • ont l'assurance de vous payer à temps évitant ainsi les charges et les délais ;
  • utilisent le compte de banque de leur choix pour vous payer.
Fonctionnement
Le paiement par prélèvement autorisé (PPA) permet de percevoir les paiements de vos clients et de les déposer directement dans votre compte avec leur autorisation écrite, sans attendre l'arrivée des chèques par la poste. Il peut s'agir d'une facture en particulier ou tout simplement du paiement d’un compte client. PPA Acomba permet aux utilisateurs de l'application Clients de générer et de transmettre un fichier de prélèvement à l'institution financière selon ses exigences, et ce, en respectant les normes de l'Association canadienne des paiements (ACP).

Caractéristiques



Préparation et transmission électronique des ordres de prélèvement pour transférer des fonds du compte de votre client au vôtre



Procédures d'autorisation et de contrôle



Gestion de calendriers et d'historiques de paiements



Gestion de prélèvements en attente



Gestion des prélèvements à montant fixe ou variable



Impression de l'avis au client pour les ententes de PPA à montant variable


Haut

Point de vente

Pour la gestion efficace des ventes de votre commerce de détail.

Le Point de vente Acomba permet aux commerçants d’effectuer leurs transactions à la caisse, d’imprimer leurs factures, d’analyser leurs ventes et de gérer facilement leurs produits.

Point de vente Acomba permet la gestion des périphériques tels le lecteur optique, l'afficheur client, le tiroir-caisse, la micro-imprimante, l'imprimante et l'écran tactile. L’application Point de vente s'intègre automatiquement aux autres applications Acomba.

Caractéristiques



Facturation rapide au comptoir
- Nombre illimité de transactions
- Impression de coupons de caisse et de factures régulières
- Archivage et réimpression de factures
- Aperçu avant impression



Interface de facturation configurable à boutons et raccourcis



Gestion des équipements périphériques : lecteur-optique, afficheur client, tiroir-caisse, micro-imprimante, imprimante, écran tactile



Gestion de fiches produits avec prix vendant, prix coûtant, département



Gestion des rabais applicables sur facture ou par produit



Gestion automatique des taxes à la facturation



Gestion des sorties de caisse («cash out», «paid out»)



Gestion sécuritaire par l’attribution de mots de passe



Verrouillage rapide par station de travail



Utilisation en réseau sur plusieurs postes simultanément



Analyse des ventes par vendeur, par produit, par département




Production de rapports



Rapports journaliers (X, Z)



Analyse des ventes quotidiennes



Produits les plus vendus



Ventes par plages horaires (heures ou quarts de travail)



Liste de produits



Valeur d’inventaire


Haut